El pasado 8 de julio de 2015 se publicó en el BOE la Instrucción de 1 de julio de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización en los registros mercantiles y otras cuestiones relacionadas.
La Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores, establece en su artículo 18 la obligación de legalizar telemáticamente todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios (incluidos libros de actas, de socios y accionistas), en el plazo de de que cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio.
La Dirección General de los Registros y del Notariado publicó su Resolución de 12/02/2015 para unificar criterios y establecer principios para la legalización telemática de libros.
Esta última Instrucción de 01/07/2015 amplía y clarifica la anterior Instrucción de 12/02/2015.
La Dirección General de los Registros y del Notariado publicó su Resolución de 12/02/2015 para unificar criterios y establecer principios para la legalización telemática de libros.
Esta última Instrucción de 01/07/2015 amplía y clarifica la anterior Instrucción de 12/02/2015.
A continuación resumimos en unas breves notas el contenido más relevante de la Instrucción:
1.- Una vez expedida por el Registro Mercantil la certificación de legalización de libros, los ficheros se borrarán inmediatamente.
2.- El empresario deberá conservar un soporte informático de idéntico contenido y formato que los legalizados. A efectos de prueba bastará con aportar dichos archivos junto con la certificación acreditativa de la legalización, la cual contendrá, entre otras cosas, la huella digital que permitirá correlacionar los libros legalizados con los archivos conservados por la empresa.
3.- Se ofrecen dos opciones de encriptación de los ficheros que aportan una mayor seguridad en la legalización: sistema de cifrado de clave simétrica y sistema de cifrado de doble clave a través de entidades prestadoras de servicios de certificación de firma electrónica.
4.- Las anotaciones del ejercicio 2014 que se hayan transcrito a libros en soporte papel no precisan legalizarse telemáticamente.
5.- Se deja sin efecto la obligación de legalización telemática de libros de uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones, fundaciones u otras personas físicas y jurídicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio.
